Как создать диаграмму в Excel

Excel — одна из самых популярных программ для создания и обработки таблиц. В статье говорим о встроенном инструменте визуализации данных: что это, какие виды есть, как пользоваться и как упростить работу при помощи ГигаЧата.

Что такое диаграмма в Excel и зачем она нужна

Диаграмма в Excel — это графический способ представления данных, помогающий быстрее анализировать их, находить закономерности и делать выводы, не изучая крупные таблицы. То есть информация становится понятной даже для человека, который ранее не сталкивался с ней.

В программе они строятся автоматически на основе выбранного диапазона данных: Excel анализирует структуру таблицы и предлагает наиболее актуальный тип визуализации. Далее результат можно изменить (выбрать другой тип) или дополнить заголовком, легендой, подписями, осями координат и другими элементами.

Кроме того, в Excel диаграммы автоматически обновляются при изменении исходных данных. Можно добавлять новые строки или корректировать значения — они сразу отобразятся на визуализации.

В каких сферах используют схемы:

• маркетинг, экономика, бухгалтерия;
• образование, научная работа;
• подготовка отчетов, презентаций, докладов;
• анализ продаж и финансовых показателей;
• ведение личного бюджета, учет доходов и расходов.

Подготовка данных для построения диаграммы

Чтобы программа корректно построила график, определила подписи, категории и значения, нужно подготовить исходную информацию. Правила, которых стоит придерживаться:

• Используйте заголовки для каждого столбца.
• Не оставляйте пустых строк и столбцов внутри диапазона данных.
• Не используйте объединение ячеек.
• Указывайте разные показатели (например, выручка и прибыль) в отдельных столбцах.
• Не смешивайте текстовые и числовые значения в одном столбце.
• Применяйте одинаковый формат для всех числовых значений в одном столбце или строке. Например, проценты важно записывать в процентном формате, суммы денег — в денежном и т. д.

Все это поможет быстро создавать схемы с правильным отображением информации.

Как сделать диаграмму в Excel по данным таблицы

Создание базовой диаграммы

Чтобы построить простую схему по данным таблицы, следуйте этому алгоритму:

1. Выделите диапазон данных вместе с заголовками столбцов или строк.
2. Перейдите во вкладку «Вставка» на верхней панели.
3. Найдите группу «Диаграммы», где представлены некоторые виды доступных графиков.
4. Выберите тип диаграммы или нажмите на кнопку «Рекомендуемые диаграммы», чтобы программа предложила наиболее актуальные.
5. Рисунок автоматически появится на экране.

Далее можно перемещать схему, менять ее размер и оформление, копировать, переносить на другие листы или в другие документы.

Как выбрать тип диаграммы

Проще всего воспользоваться функцией «Рекомендуемые диаграммы» и выбрать тип из нескольких автоматически подобранных программой. Также можно опираться на цель визуализации:

• для сравнения значений — столбчатая диаграмма;
• для демонстрации структуры — круговая;
• для анализа зависимости между двумя показателями — точечная;
• для отображения частей и целого — диаграмма с накоплением;
• для показа изменений во времени — линейный график.

От того, насколько грамотно выбран тип схемы, зависит удобство восприятия и скорость анализа данных.

Основные виды диаграмм в Excel

Круговая

Круговые диаграммы используют для отображения структуры набора данных: какую долю занимает каждый элемент в общем количестве. Значения представляются в виде секторов круга (чем больше значение, тем больше сектор), сумма которых составляет 100%. Круговые диаграммы выбирают, например, для анализа структуры ассортимента, долей расходов по статьям бюджета и продаж по регионам.

Они сильно облегчают восприятие информации и сразу дают понимание процентного соотношения элементов, но есть случаи, когда круговые диаграммы — не лучший выбор:

• количество категорий превышает 5–7 (теряется наглядность);
• есть отрицательные значения;
• есть близкие по величине значения (сложно заметить отличия между секторами);
• нужно сравнить абсолютные значения, а не показать долю каждого элемента.

Гистограмма

Гистограмма — это наиболее популярный способ визуализации с большим выбором вариантов оформления. Она отображает значения в виде столбцов, высота которых соответствует величине показателя. Гистограммы нужны, чтобы сравнивать разные категории. Например, они помогают понять, какой товар покупают чаще других или в каком месяце была самая высокая выручка. Визуализация остается понятной, даже если вы сравниваете десятки категорий.

К гистограмме можно добавить подписи данных, настроить цвета для отдельных столбцов, отсортировать категории и т. д.

Линейный график

Линейные графики отражают изменения показателей во времени. Они представляют из себя точки, соединенные линиями, — хорошо видны тенденции роста, снижения или стабильности значений. Линейные графики используют для анализа динамики продаж, прибыли, курса валют, количества клиентов, посещаемости сайта.

По оси X обычно располагаются интервалы: дни, месяцы, кварталы, годы и т. д. На оси Y отображаются соответствующие числовые значения.

На одном графике можно строить сразу несколько линий, чтобы сравнивать показатели, например, целевых и фактических значений или продаж разных товаров за один и тот же период.

Как настроить и отформатировать диаграмму

Изменение заголовка и подписей

Чтобы при взгляде на схему сразу было понятно, какие данные на ней представлены, важно сделать заголовок.

В некоторых версиях программы и при определенных настройках поле с надписью «Название диаграммы» может появляться автоматически в верхней части рисунка. Достаточно навести курсор на это поле и кликнуть по нему, чтобы изменить заголовок. Если такого поля не появилось, наведите курсор на рисунок — вы увидите «+» справа от схемы. Нажмите на него и поставьте галочку около надписи «Название диаграммы». Чтобы изменить размер шрифта, цвет текста, выравнивание или другие параметры, выделите название и настройте оформление.

Подписи (названия столбцов или строк) обычно также отображаются автоматически после выбора диапазона данных.

Настройка цветов и стилей

В Excel есть готовые темы оформления. Чтобы просмотреть и применить их, зайдите во вкладку «Конструктор» (появляется после нажатия на схему) → раздел «Стили диаграмм» → «Экспресс-стили». Рядом есть кнопка «Изменить цвета» — она настраивает оттенки линий, не затрагивая общий стиль рисунка.

Кроме того, палитру можно настраивать вручную. Для этого выделите линию и выберите один из доступных цветов заливки в открывшемся окне. В нем же есть настройки толщины линий, прозрачности, оформления точек и т. д.

Добавление легенды и подписей данных

Легенда показывает, какой цвет и вид линии соответствует определенному показателю. Чтобы добавить ее, наведите курсор на рисунок и нажмите на появившийся «+», поставьте галочку рядом с надписью «Легенда». Ее можно разместить справа, слева, сверху или снизу — для настройки кликните на «▸» справа от параметра «Легенда».

Подписи данных включаются также по клику на кнопку «+» около схемы. Для редактирования можно выделить конкретную запись и изменить ее.

Как ГигаЧат упростит работу с диаграммами и данными

ГигаЧат — это российская нейросеть, которая работает бесплатно. Она умеет генерировать тексты, картинки, видео и другие типы контента, а также вести осмысленные диалоги с пользователями. Протестировать нейросеть можно на сайте, через бот в «ВКонтакте», мессенджере MAX и Telegram. Как использовать ГигаЧат для работы с Excel:

• Подбор типа диаграммы. Нейросеть может проанализировать структуру таблицы, цель визуализации и определить, какой вид схемы подойдет лучше.
• Создание и обработка таблиц. ГигаЧат умеет правильно разделять и объединять информацию, использовать единый формат, находить повторяющиеся и отсутствующие записи.
• Анализ готовых диаграмм. ИИ-помощник способен объяснить, какие тенденции заметны на графике, выделить изменения, сравнить показатели и сделать подробный отчет с выводами. Это полезно, если вы готовите презентацию, доклад или сводку сведений для руководителя.
• Помощь с функциями программы. По запросу ГигаЧат может объяснить суть формул, назначение кнопок, рассказать об инструментах для создания и оформления таблиц, а также о графических способах представления информации. Даже пользователи без опыта работы с Excel смогут быстро изучить функции и начать решать рабочие задачи в программе.