Нотация BPMN

В статье рассказываем о нотации моделирования BPMN: что это, зачем используется и как строить диаграммы при помощи ГигаЧат.

Что такое BPMN (Business Process Model and Notation)

BPMN — это международный стандарт моделирования бизнес-процессов. Он помогает описывать последовательность действий, взаимодействия между участниками и логику выполнения процессов в компании. В итоге даже сложные процедуры представляются в виде схем, понятных аналитикам, менеджерам, разработчикам и другим специалистам.

Нотация предлагает несколько графических элементов:

• события (стартовые, промежуточные, завершающие);
• задачи и действия (то, что делают сотрудники, внешние или внутренние системы);
• шлюзы для управления потоками процесса;
• потоки (связывают элементы схемы и показывают последовательность действий);
• пулы и дорожки для обозначения ролей и распределения ответственности.

Зачем нужна нотация BPMN и где она применяется

BPMN помогает сделать бизнес-процессы более управляемыми, понятными и прозрачными для всех участников. Почему так происходит:

• Визуализация. На схеме процессы представляются в графическом виде — сразу видны последовательности операций, исполнители действий, сотрудники, ответственные за решения, и задействованные системы. Это более наглядно и понятно для всех участников процесса, чем текстовые инструкции.
• Оптимизация. Моделирование бизнес-процессов помогает найти низкоэффективные этапы — далее компания может устранить их. Например, уменьшить число ошибок, ускорить согласование решений, автоматизировать часть действий.
• Контроль. Нотация BPMN позволяет объективно оценивать загрузку сотрудников, сроки выполнения процедур, продуктивность каждого этапа.
• Документирование. Описанные процедуры помогают обучать новых сотрудников быстрее, фиксировать стандарты и легче управлять подразделениями.

BPMN используют во многих сферах, например, на производствах, в банках, компаниях-разработчиках ПО, логистических, медицинских и государственных организациях. Нотация универсальна, поэтому может быть применена для любого бизнеса.

Основные элементы BPMN-диаграммы

События (start, intermediate, end)

События могут запускать действия в процессе или быть их результатами. Они изображаются в виде кругов с границами разной толщины и значками внутри. События в BPMN делятся на два типа:

• Обработчики. Приостанавливают выполнение процесса и ожидают наступления события (например, получение письма или выполнение условия). Все стартовые события — обработчики. Триггеры внутри не закрашиваются.
• Инициаторы. Создают результат выполнения действий в процессе (например, отправка письма или возврат ошибки). Триггер внутри круга изображается закрашенным.

Стартовое событие обозначает начало бизнес-процесса. На диаграмме оно отображается в виде круга с тонкой линией и не может иметь входящих потоков управления. Внутри круга может быть триггер — иконка, которая отражает причину возникновения события. Например:

• Сообщение (письмо, заявка на сайте, обращение клиента и пр.).
• Таймер (для регулярных задач и тех, что запускаются по времени).
• Условие (остаток товара на складе упал ниже минимума, вышел срок оплаты).
• Ошибка (всегда запускает подпроцесс в рамках родительского).

Промежуточные события возникают во время выполнения бизнес-процесса. Они показывают изменение состояния, получение информации, появление дополнительных условий, ожидание чего-либо. Промежуточные события изображаются в виде кругов с двойной тонкой линией, могут быть обработчиками или инициаторами. Также они могут прерывать выполнение процесса или исполняться параллельно.

Завершающие события показывают окончание процедуры. Они отображаются в виде кругов с жирной линией, могут быть только инициаторами и не должны иметь исходящих потоков управления. Процесс также может завершаться сообщением (клиенту, сотруднику и т. д.), ошибкой, сигналом, отменой и другими событиями BPMN.

Задачи и действия (process activity)

Задача — это одна единица работы, выполняемой участником бизнес-процесса. На диаграмме она изображается в виде прямоугольника с закругленными углами и текстом внутри. Например, «проверить документы», «создать заявку» или «отправить письмо». Использовать формулировки вида «работа с клиентом» или «обработка заказа» не рекомендуется, поскольку они не отражают смысл операции. Кроме того, задачи должны иметь результат: «документы проверены», «заявка создана» и т. д.

В нотации BPMN есть несколько типов задач:

• Абстрактная. Используется, когда процедура выполняется вручную, или тип задачи очевиден из контекста.
• «Получение сообщения». Альтернатива промежуточному событию-обработчику с типом «Сообщение».
• «Отправка сообщения». Альтернатива промежуточному событию-инициатору с типом «Сообщение».
• Задача-сценарий. Запускает определенную последовательность действий, всегда выполняется информационными системами.
• Сервисная. Отражает логику взаимодействия систем с пользователем. Например, формулировка задачи может быть такой: «отобразить приветственное сообщение».
• Задача пользователя. Показывает логику взаимодействия пользователя с информационной системой. Например, «заполнить форму» или «открыть отчет».
• Выполнение бизнес-правила. Например, «рассчитать скидку», «оценить кредитный рейтинг».

Шлюзы (разветвления процесса)

Шлюзы помогают разделять бизнес-процессы на несколько веток, запускать параллельные действия и синхронизировать потоки, выбирать один из сценариев. На диаграммах шлюзы изображаются в виде ромбов с иконками внутри, которые определяют тип логики в данной точке. Есть несколько типов шлюзов:

• Эксклюзивный («Х» внутри ромба). Используется, когда из возможных сценариев выбирается только один в соответствии с условием. Например, если согласование получено, процесс продолжается, если нет — отправляется запрос на уточнение.
• Параллельный («+» внутри ромба). Он запускает сразу несколько параллельных действий. Например, резервирование товара и отправка письма клиенту после оформления заказа. Также параллельный шлюз используют для объединения веток.
• Неэксклюзивный, или включающий (круг внутри ромба). Активирует один или несколько альтернативных маршрутов в зависимости от условий. Например, если получена жалоба от клиента, подключается оператор поддержки и отправляется уведомление руководителю.
• Эксклюзивный событийный шлюз (пятиугольник в круге с двойной линией внутри ромба). Связан с несколькими событиями- или задачами-обработчиками и запускает ту ветвь, событие которой наступит первым.
• Комплексный, или сложный («✳» внутри ромба). Используется, когда другие типы шлюзов не помогают отразить логику. Например, если есть нестандартная комбинация условий. Лучше избегать сложных шлюзов, поскольку они усложняют восприятие диаграммы и повышают риск ошибок при моделировании.

Потоки и связи между элементами

Потоки и связи — это элементы BPMN, которые соединяют другие объекты диаграммы и показывают направление движения бизнес-процесса, обмен информацией, взаимосвязи между действиями.

Какие есть типы потоков:

• Поток управления (сплошная линия с закрашенной стрелкой). Задает порядок выполнения действий. Поток управления также бывает условным (ромб в начале стрелки; содержит условие, определяющее, будет ли активирован поток) и потоком по умолчанию (стрелка перечеркнута диагональной линией; выполняется, если все условия ветвления не выполнены).
• Поток сообщений (штриховая линия со стрелкой). Показывает обмен информацией между внешними и внутренними участниками, сервисами, а также объектами между пулами.
• Ассоциативный поток (пунктирная линия со стрелкой). Соединяет объекты потока управления с артефактами.

Роли в нотации BPMN: пулы и дорожки

Пулы и дорожки отражают состав участников и распределение ответственности между ними.

Пул — это крупная область диаграммы, внутри которой находятся задачи, события, шлюзы, потоки и дорожки. Пулы представляют участников бизнес-процесса — это может быть компания, информационная система, отдел. Пулы отражают границы независимых процедур и взаимодействуют с другими пулами через поток сообщений.

Иногда пул содержит дорожки — элементы, разделяющие внутреннюю структуру участника. Например, дорожка может обозначать конкретных сотрудников (менеджер, разработчик, оператор поддержки и т. д.) или роли. Дорожки помогают определить зоны ответственности исполнителей и показать поток операций внутри участника.

Так, пулом может быть «Клиент», «Интернет-магазин» и «Служба доставки». Второй пул делится на дорожки (менеджер, бухгалтерия, CRM-система, склад и др.), а первый и третий — остаются цельными и содержат только действия.

Виды BPMN-диаграмм

Диаграмма процесса

Диаграмма процесса — это наиболее часто используемый тип BPMN-схем. Он описывает последовательность действий, внутренних и внешних участников, их взаимодействия, условия переходов, информационные системы, обработку ошибок. Диаграмма процесса может быть высокоуровневой (без детализации) или детализированной (описывает все этапы очень подробно).

Цель таких диаграмм — сделать бизнес-процесс понятным, управляемым, пригодным для анализа, оптимизации и автоматизации.

Диаграмма взаимодействия

Диаграмма взаимодействия — это тип BPMN-схем, который отображает взаимодействия между участниками процесса. Если предыдущий тип фокусируется на внутренней логике процедур, то этот — на обмене сообщений и координации между компаниями, отделами, внешними сервисами, информационными системами, клиентами, сотрудниками и поставщиками.

Основные элементы таких схем — пулы, дорожки, потоки сообщений, события и задачи. Цель диаграмм взаимодействия — описывать интеграции, проектировать обмен данными, анализировать связи между участниками процесса.

Как построить BPMN-диаграмму: пошаговый алгоритм

1. Определите цель моделирования: анализ (оценка эффективности, поиск узких мест), оптимизация (снижение затрат, сокращение числа ошибок), документирование, автоматизация, проектирование бизнес-процесса. От цели зависит уровень детализации, набор элементов диаграммы и состав участников.
2. Найдите границы процесса: где он начинается и заканчивается, что в него входит, а что остается за рамками. Например, процедура «Обработка заказа через приложение» начинается с оформления заказа клиентом, а заканчивается доставкой. За пределами может оставаться маркетинг, производство или закупка товаров. Если определить границы неправильно, диаграмма может стать слишком крупной, а ее анализ усложняется из-за потери фокуса на конкретном бизнес-процессе.
3. Соберите информацию о процедуре: последовательность операций, участники, сотрудники, ответственные за решения, входные и выходные данные, ошибки, нестандартные ситуации. Это важно, поскольку диаграмма должна отражать реальную работу, а не то, как она представлена формально. Основной метод сбора информации — интервью с сотрудниками.
4. Выделите роли всех участников, включая внешних (клиент, поставщик, партнер и др.).
5. Определите стартовое (что запускает процесс) и завершающее (какой итог процесса) событие.
6. Добавьте задачи. Они должны четко отражать суть операций и содержать действия. Например, «подтвердить заявку» или «отправить уведомление». Формулировка определяет, насколько схема будет читаемой.
7. Добавьте шлюзы, соедините элементы потоками. Обычно процедуры строят слева направо или сверху вниз. Старайтесь не делать слишком много пересечений — это также усложняет восприятие диаграммы.
8. Добавьте промежуточные события: таймеры, ошибки, сообщения и др.
9. Оцените готовую диаграмму: все ли логично, есть ли тупики, насколько читаема и понятна схема, соответствует ли она реальному процессу. Если вы нашли участки, которые можно улучшить, сделайте это.

Частые ошибки при построении BPMN-диаграмм

• Перегруженная схема: множество пересечений, мелких задача, сложных циклов, шлюзов и исключений. Анализировать такую диаграмму сложно, также она может буквально отпугивать сотрудников, для которых строилась. Если бизнес-процесс крупный, лучше разбивать его на модули или подпроцессы, описывать малозначимые действия на схеме не стоит вовсе. Также к усложнению схемы приводит использование сложных формулировок, технических терминов, непонятных названий задач.
• Отсутствие цели. Диаграммы не создают для того чтобы они просто были. Важно строить схему, учитывая ее цель. Например, для автоматизации диаграмму лучше делать подробной (со всеми условиями и ошибками), а для общего обзора процесса — поверхностной.
• Ошибки со шлюзами: неверно выбранный тип, отсутствие условий, неправильное объединение потоков. Это нарушает логику процедуры — пользователи диаграммы могут воспринимать ее искаженно.
• Игнорирование ошибок. BPMN-диаграмма не должна описывать только идеальный сценарий работы процесса, поскольку в реальности случаются ошибки, задержки, сбои. Например, отмена заказов, зависание систем, отмена операций. Если исключения не описаны, сотрудники будут искать способы обхода самостоятельно — схема не поможет стандартизировать процедуру и сделать ее более понятной.

Где используется нотация BPMN в реальных бизнес-процессах

Приведем несколько примеров:

• В банках для моделирования процедур выдачи кредита, открытия счетов, согласования операций, обработки платежей, принятия мер против мошенников. Банковская сфера активно использует нотацию, поскольку бизнес-процессы часто сложные и строго регламентированные.
• В интернет-магазинах для обработки заказов и возвратов, поддержки клиентов, организации доставки, управления запасами.
• На производствах для моделирования закупок, поставок, техобслуживания установок, контроля качества, производственных циклов.
• В страховых компаниях для обработки страховых случаев, расчета выплат, оформления и проверки полисов.
• В разработке для моделирования интеграций и устранения сбоев, проектирования микросервисных процессов.

Как ГигаЧат может помочь в работе с нотацией BPMN

ГигаЧат — это бесплатная нейросеть от Сбера. Она хорошо интерпретирует запросы на русском языке, умеет вести диалоги и генерировать разные типы контента. Как использовать это для построения диаграмм:

• Подбор правильных типов элементов. Например, не всегда легко найти корректный шлюз, хотя от правильности подбора зависит качество схемы. По вашему описанию процедуры нейросеть предложит подходящий тип элемента и поможет написать условия (если речь о шлюзах).
• Описание бизнес-процессов. ГигаЧат умеет структурировать хаотичную информацию и формулировать конкретные этапы на ее основе. Дополнительно он может выделить действия и роли, упростить запись или, напротив, преобразовать разговорное описание в формальное.
• Разработка способов оптимизации. Построив схему, вы можете найти узкие места. Расскажите о них нейросети, и она предложит варианты улучшений: например, как ускорить обработку документов или какие этапы лучше объединить.

ГигаЧат задает уточняющие вопросы, когда информации недостаточно. Поэтому пользователи получают полезные ответы, даже если запрос сформулирован неидеально.